POP – Procedimento Operacional Padrão para Criadores

O que é um Procedimento Operacional Padrão ?

Os chamados POP’s ou Procedimento Operacional Padrão são documentos em que são descritos todos os processos a serem realizados numa organização. Indepentemente de qual organização seja.
Com um bom POP em mãos, qualquer colaborador poderá desempenhar uma determinada tarefa.
A descrição dela deve ser clara e objetiva. Não podendo deixar margens para interpretações por parte do colaborador.

Vet e o Criador

Assim como qualquer organização, criadores devem ter seus POP’s documentados. Independente se o criador possui ou não colaboradores.
Uma das atribuições de um Responsável Técnico é exatamente escrever os Procedimentos para o criador e acompanhar se estão sendo realizados os procedimentos de acordo com o definido.
A quantidade de pop’s em um canil pode ser significativo, pois pode envolver vários procedimentos. Desde a limpeza do ambiente, procedimento de banhos até o registro financeiro das transações e fotos de filhotes.
Obviamente os procedimentos que envolvem o manejo dos animais devem ser assinados pelo veterinário responsável pela criação.

Segurança

Com o aumento de denúncias e fiscalizações em criações, ter POP’s escritos permite ao criador demonstrar uma organização maior. Caso essa fiscalização ocorra antes do horário definido para a limpeza das instalações, demonstrar o porquê ela ainda está suja.
Obviamente, se a fiscalização chegar após o horário definido pelo POP e a fiscalização chegar após o horário, as instalações não poderão estar sem a limpeza. Portanto o POP por si só não vai garantir uma maior segurança, se ele não for seguido.
São muitos os casos de criadores que trabalham sozinhos ou tem apenas 1 colaborador. Logo se, por qualquer razão, o criador ou o colaborador não puder estar presente e outra pessoa não familiarizada com o manejo tiver de cuidar por um período curto de tempo, ele irá necessitar de uma instrução de como fazer.

Quantidade de POP’s

A quantidade de POP’s de um criador pode ser significativo e pode variar muito de criador para criador, pois vários aspectos irão impactar a quantidade de pop’s a serem escritos, mas podemos dividir em grupos maiores:

• Manejo: Descrevem os procedimento recorrentes, como limpeza do ambiente, alimentação dos animais, banhos e escovações, soltura, atividades diárias, etc.
• Saúde: Os procedimentos para manter a saúde dos animais. Exames, Detecção de Comportamentos ou Sinais de Problemas, Animais em Tratamento e outros.
• Reprodutivo: Nesse conjunto de procedimentos, serão descritos todos os processos que envolvem a reprodução: exames pré-acasalamentos, procedimentos de acasalamento, exames pré-natais, partos, manejo dos filhotes, etc.
• Administrativo: Aqui é possível descrever os procedimentos administrativo, e às vezes negligenciados pelo criador: Cadastro de Clientes, Registro de Contas a Pagar e Receber, Registro de Pedigrees, Envio de Documentos, Processo de Venda, etc.
  Ainda é possível escrever outros POPs que forem necessários. Por exemplo, criadores que permitem visitas, podem descrever o processo de recepção de visitas.

O que deve conter um Procedimento Operacional Padrão

Um bom pop deve ter uma estrutura fácil de ler e identificar as atividades. O ideal é que siga uma estrutura semelhante a essa:

• Título: Deixe claro do que se trata. Evite algo como “Limpeza”, por exemplo, prefira algo mais claro: “Limpeza Matinal Diária dos Canis”. Assim fica mais claro e fácil de ser localizado.
• Objetivo: Da mesma forma, descreva, em poucas palavras, qual o objetivo do Procedimento Operacional Padrão. Exemplo: Efetuar a Limpeza diária dos locais onde os animais dormiram, incluindo as baias e corredores.
• Procedimento: Descreva as etapas que devem ser executadas. Como um passo a passo do procedimento. Quanto mais claro e direto melhor. Algo como: “1 – Equipar-se com Equipamento de Proteção Individual (EPI) adequado (Botas, luvas,…); 2 – Coletar Fezes com Equipamento Adequado e descartá-los no vaso sanitário;…”
• Periodicidade: Informe, se houver, que horas iniciar e qual a frequência. Exemplo: “Iniciar o Procedimento às 08:00 diariamente.”
• Materiais utilizados: Registre todos os materiais que devem ser utilizados no procedimento. Exemplo: “Encontrados no Armário de Equipamentos: EPI, Mangueira; Banheiro: Pás de Coleta de Fezes; Armário de Limpeza: Sabão, Detergente,…”
• Observações: Nesse item pode-se esclarecer algum dos itens, reforçar algo importante, etc. “Efetuar a limpeza dos ralos, conferindo se não ficou um excesso de pelos; Descartando os pelos no lixo orgânico”
• Anexos – É possível descrever ou associar tabelas, links, livros que possam ser necessários para que o procedimento seja concluído, registrado ou consultado.
• Versão – É importante ter o registro versionado de cada vez que o procedimento é alterado e sempre disponibilizada a última versão para a operação
• Responsáveis – O ideal é que fique registrado todos os envolvidos na elaboração, revisão e aprovação do procedimento. Lembrando que o médico veterinário é a pessoa mais indicada para a aprovação do procedimento.

Conclusão

O SistemaPet possui a ferramenta onde é possível descrever todos os POPs necessários para a operação. Entretanto é possível escrever em qualquer editor de texto, mas lembre-se sempre de efetuar o controle de versão e efetuar backups períodos para não haver perda dos documentos.
A quantidade de documentos necessários pode ser significativa, mas não precisam ser escritos o dia pra noite. O criador pode começar a escrever os primeiros mais necessários e depois revisar com seu veterinário.
Com todos os procedimentos descritos, o criador ficará mais protegido e poderá trabalhar com mais profissionalismo e tranquilidade. Portanto, mãos à obra!